اگر قصد برگزاری یک سمینار یا همایش را در یک هتل یا تالار پذیرایی دارید، مهمترین موردی که باید به آن توجه ویژه داشته باشید انتخاب سالن مناسب برای برگزاری همایش و سمینار است. شما هر چقدر که مدیریت و برنامه ریزی درستی داشته باشید و به بهترین شکل ممکن سمینارها و همایش ها را سازماندهی کنید، با هیچ مدیریتی نمی توانید شرایط نامناسب سالن برگزاری سمینار و همایش را پوشش داده و این نقص را جبران کنید. بنابراین شرط اول برگزاری درست همایش و سمینار انتخاب درست محل برگزاری است.

یکی از بهترین مکان ها برای برگزاری همایش و سمینار، سالن همایش در هتل ها است. با توجه به شکل ظاهری هتل و موقعیت آنها، برگزاری سمینار و همایش در هتل ها این مزیت را دارد که پرستیژ کنفرانس، سمینار یا همایش حفظ می شود. اما برای انتخاب سالن های مناسب جهت برگزاری سمینار و همایش باید نکات مهمی را مدنظر داشته باشید که در این مقاله به بررسی این نکات می پردازیم.

نکات مهم برای انتخاب هتل ایده آل با سالن های مناسب جهت برگزاری سمینار و همایش

تعداد افراد شرکت کننده در همایش یا سمینار

قبل از انتخاب و رزرو محل برگزاری همایش باید نوع رویدادی که می خواهید برگزار کنید را مشخص کرده و نیز تخمین درستی از تعداد افرادی که در این همایش شرکت می کنند برآورد کنید.

معمولاً هتل ها دارای سالن های مختلف با ظرفیت های متفاوتی هستند که آنها را برای برگزاری انواع مراسم مناسب کرده است. این هتل ها برای برگزاری سمینار و همایش در هتل بسیار مناسب هستند زیرا هر ظرفیتی را پوشش می دهند.

همچنین هتل ها دارای سالن هایی بزرگ برای برگزاری انواع جلسات مانند کنفرانس های بزرگ، همایش های ملی و بین المللی، سمینارها، اجتماعات خانوادگی و ضیافت ها هستند. این سالن ها در بعضی هتل ها ظرفیتی بالغ بر 1000 نفر داشته و برای برگزاری همایش های بین المللی بسیار مناسب هستند.

سهولت دسترسی به هتل یا تالار محل برگزاری همایش و کنفرانس

یکی دیگر از مواردی که باید حتماً مدنظر داشته باشید دسترسی آسان به محل برگزاری همایش یا سمینار است. برگزاری سمینار و همایش در هتل به دلیل اینکه هتل ها معمولاً در مراکز شهرها و در موقعیت های قابل دسترس قرار گرفته اند بسیار مناسب است. برگزاری همایش و ضیافت در هتل تالارهای تهران از این نظر که در ارائه امکاناتی مانند پارکینگ های بزرگ و طبقاتی و تعداد زیاد پرسنل حفاظت و نگهبانی بی نظیر هستند، بسیار مناسب است.

امکانات سالن برگزاری همایش یا سمینار

برای برگزاری سمینار و همایش باید بدانید به چه امکاناتی نیاز دارید و طبق آن محل برگزاری را انتخاب کنید. در بسیاری از سمینارها و همایش ها وجود ویدئو پروژکتور الزامی است. همچنین محل برگزاری همایش باید دارای سیستم صوتی، تجهیزات برقی مناسب و نورپردازی خوب برای فیلم برداری باشد.

سالن همایش در هتل ها مخصوص سمینارها و همایش های رسمی و حرفه ای است. بسیاری از هتل ها دارای امکانات بسیار زیادی شامل ویدئو پروژکتور، قابلیت استفاده از میکروفن های بی سیم در تمام نقاط سالن، اتاق فرمان با کامل ترین تجهیزات، نورپردازی حرفه ای و بسیاری موارد دیگر هستند. به این ترتیب هتل ها دارای سالن های مناسب جهت برگزاری سمینار و همایش با امکانات حرفه ای می باشند که برگزاری همایش های بین المللی را در آنها مناسب کرده است.

بودجه برگزاری همایش یا سمینار

از آنجا که هتل ها دارای سالن های همایش مختلف با ظرفیت های گوناگون هستند، برگزاری سمینار و همایش در هتل بسیار مقرون به صرفه است. در هتل ها سالن های مناسب جهت برگزاری سمینار و همایش با ظرفیت های مختلف از 1000 نفر گرفته تا 100 نفر وجود دارد و از برگزاری همایش های بین الملی تا ضیافت های خانوادگی را می توان در سالن همایش هتل ها برگزار کرد.

یکی دیگر از مزایای برگزاری سمینار و همایش در هتل بحث پذیرایی از مهمانان و سرو پیش غذا و نوشیدنی است. برگزاری همایش و ضیافت در هتل تالار های تهران باعث می شود دیگر نگران غذا و نوشیدنی نباشید. بسیاری از سمینارها به دلیل نامرغوبی غذا و مدیریت بد سرو آنها موجب نارضایتی افراد شرکت کننده در همایش یا سمینار می شوند. این مورد مخصوصاً در برگزاری همایش های بین المللی اهمیت بیشتری پیدا می کند. سالن همایش در هتل ها دارای امکانات سرو غذا و نوشیدنی است و برگزاری همایش و ضیافت در هتل تالارهای تهران از این نظر بسیار مقرون به صرفه است زیرا دیگر هزینه ای بابت حمل و نقل موادغذایی و نوشیدنی ها متقبل نمی شوید.

از دیگر مزایای برگزاری همایش و سمینار در هتل وجود کارکنان حرفه ای برای سرویس دهی به مهمانان است. از آنجا که برگزاری کنفرانس یک کار حرفه ای و پیچیده است احتیاج به افراد حرفه ای و کارآزموده دارد و چه کسی بهتر از کارکنان یک هتل که با تمام فوت و فن مهمانداری آشنا هستند و اصول آن را می دانند. در این صورت شما مطمئن هستید که آنها به بهترین شکل ممکن از مدعوین شما پذیرایی کرده و به آنها رسیدگی می کنند.

با توجه به موارد مطرح شده در فوق از بهترین سالن های مناسب جهت برگزاری سمینار و همایش هتل ها هستند. برگزاری همایش و ضیافت در هتل تالارهای تهران یک همایش خوب و یک سمینار موفق را تضمین می کند. هتل ها همچنین مکان های مناسبی برای برگزاری همایش های بین المللی و سمینارهای ملی و علمی هستند. برگزاری سمینار و همایش در هتل باعث می شود بسیاری از هزینه های اضافی کسر شده و با اطمینان خاطر و بدون نگرانی همایش خود را برگزار کنید. همچنین هتل ها مکان های مناسبی برای برگزاری کنگره ها و نمایشگاه های علمی هستند.

قبل از رزرو سالن همایش در هتل ها به نکات مهم زیر توجه کنید:

• زمان رزرو سالن همایش در هتل ها را تنظیم کنید.
• سالن همایش در هتل ها را از قبل رزرو کنید.
• در مورد تجهیزات موجود در سالن همایش هتل ها سوال بپرسید.
• از نورپردازی مناسب محل برگزاری همایش در هتل مطمئن شوید.
• تابلوهای هشدار و علائم اضطراری را در سالن برگزاری همایش و سمینار بررسی کنید.
• یک نفر را در محل ورود سالن برگزاری همایش و ضیافت در هتل تالار قرار دهید.
• از سالم بودن تجهیزات موجود در سالن همایش در هتل ها مطمئن شوید.

این مطلب مفید بود ؟ ۳ ۰